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Archives

Présentation du service

Face à la complexité de cette mission et au manque de temps du personnel, de nombreuses Collectivités Territoriales se sentent bien souvent démunies face à la multitude de documents non classés, encombrants et bien souvent inexploitables.

Pour palier à ces problématiques, le Centre de gestion de la Marne met à votre disposition un service d’Archivage.

Ce service vous propose :

de rationaliser et d’optimiser la gestion de vos archives
de faciliter la recherche de documents ou de gagner de l’espace dans vos locaux
de satisfaire à vos obligations légales
d’anticiper un déménagement, la fin d’un mandat…

en mettant à votre disposition :

une équipe de professionnels
une intervention personnalisée
un accompagnement pérenne

Télécharger la plaquette du service archives

Dispositions légales

Conformément à l’article L 212-6 du Code du patrimoine, les Collectivités Territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur.

L’article L 232-2 du CGCT inclut dans les dépenses obligatoires de la commune, les frais de conservation.

Par ailleurs, le Maire est responsable, aussi bien civilement que pénalement, de l’ensemble des archives de la commune.

Il a donc vis à vis de ses archives une obligation de conservation, de classement, de conditionnement, de restauration et de communication au public. Ainsi, afin de permettre aux collectivités de répondre à leurs obligations légales, le Centre de gestion propose la mise à disposition d’archivistes diplômés.

Prestations proposées

Une opération de classement intégral ou partiel

permettre à la collectivité de répondre à l’obligation légale (article L. 2321-1-2 du Code général des collectivités territoriales, de conserver, gérer et communiquer les archives communales)
trier, classer, décrire et reconditionner les archives de la collectivité selon les normes archivistiques et prescriptions réglementaires en vigueur
recenser les documents éliminables et rédiger un bordereau d’élimination
coter les dossiers et les boîtes à conserver selon le cadre de classement des archives de la collectivité, pour en assurer la confidentialité
rédiger un instrument de recherche pour permettre un accès plus facile et rapide aux documents après traitement et connaître précisément le patrimoine écrit de la commune
informer et sensibiliser le personnel et/ou les élus aux techniques de l’archivage pour assurer la continuité du travail effectué

Une opération d’élimination de masse

Extraire les archives éliminables des archives à conserver, qui resteront à trier, classer, inventorier ou reconditionner par la collectivité
Rédaction d’un bordereau d’élimination pour la destruction des archives

Exemple d’archive à éliminer après intervention

Une prestation de maintenance suite à un classement, sur trois ans

une assistance au tri des archives nouvelles, à la rédaction de l’instrument de recherche et au bordereau d’élimination
une sensibilisation aux procédures d’archivage nécessaires à la finalisation du tri des archives en l’absence de l’archiviste

Un recollement

A chaque renouvellement de municipalité, le maire (ou le président de l’E.P.C.I.) entrant, qu’il soit réélu ou non, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, art. 4).

Diagnostic et intervention

Si vous souhaitez faire appel à un archiviste itinérant du Centre de Gestion, un diagnostic préalable du fond de vos archives peut-être réalisé auprès de votre structure sur simple demande.

Ce dernier aboutira à un état des lieux accompagné d’une ou plusieurs propositions(s) de prestation(s) adaptée(s) à vos besoins et d’une estimation financière.