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Archives


Présentation du service

Face à la complexité de cette mission et au manque de temps du personnel, de nombreuses Collectivités Territoriales se sentent bien souvent démunies compte tenu de la multitude de documents non classés, encombrants et bien souvent, par conséquent, inexploitables.

Le service archivage itinérant du Centre de gestion est un service facultatif à destination des collectivités territoriales et des groupements de Collectivités Territoriales du département.

Ce service vous propose :

  • de rationaliser et d’optimiser la gestion de vos archives
  • de faciliter la recherche de documents ou de gagner de l’espace dans vos locaux
  • de satisfaire à vos obligations légales
  • d’anticiper un déménagement, la fin d’un mandat…

en mettant à votre disposition :

  • une équipe de professionnels
  • une intervention personnalisée
  • un accompagnement pérenne

Dispositions légales

Conformément à l’article L 212-6 du Code du patrimoine, les Collectivités Territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur.

L’article L 232-2 du CGCT inclut dans les dépenses obligatoires de la commune, les frais de conservation.

Par ailleurs, le Maire est responsable, aussi bien civilement que pénalement, de l’ensemble des archives de la commune.

Il a donc vis à vis de ses archives une obligation de conservation, de classement, de conditionnement, de restauration et de communication au public. Ainsi, afin de permettre aux collectivités de répondre à leurs obligations légales, le Centre de gestion propose la mise à disposition des archivistes diplômés.

Prestations proposées

Une opération de classement intégral ou partiel
sur une ou deux années

  • permettre à la collectivité de répondre à l’obligation légale, qui lui est faite par l’article L. 2321-1-2 du Code général des collectivités territoriales, de conserver, gérer et communiquer les archives communales
  • trier, classer, décrire et reconditionner les archives de la collectivité selon les normes archivistiques et prescriptions réglementaires en vigueur
  • recenser les documents éliminables et rédiger un bordereau d’élimination
  • coter les dossiers et les boîtes à conserver selon le cadre de classement des archives de la collectivité qui permet notamment d’assurer la confidentialité des archives
  • rédiger un instrument de recherche pour permettre un accès plus aisé et rapide aux documents après traitement et connaître précisément le patrimoine écrit de la commune
  • informer et sensibiliser le personnel et/ou les élus aux principes techniques de l’archivage pour assurer la continuité du travail effectué et réaliser un exercice pratique de recherche afin d’évaluer la facilité de compréhension et d’utilisation des outils élaborés.

Une opération d’élimination de masse

Extraire les archives éliminables des archives à conserver, qui resteront à  trier, classer, inventorier ou reconditionner par la collectivité

La rédaction d’un bordereau d’élimination pour la destruction des archives.

Exemple d’archive à éliminer après intervention

Une prestation d’encadrement

  • former une personne référente et à suivre et contrôler son activité d’archivage
  • une validation définitive des archives à verser et à détruire est réalisée par l’archiviste

La réussite de cette prestation repose sur la désignation par la collectivité d’une personne référente chargée de réaliser les opérations de tri, de traitement et de conditionnement des archives identifiées lors du diagnostic, suivant la réglementation en vigueur. L’estimation de la capacité de traitement des archives par la personne désignée et formée est évaluée à 4 mètres linéaires d’archives en 20 jours de travail en moyenne.

Une prestation de maintenance suite à une intervention archivistique, sur une durée de trois ans

  • une assistance au tri des archives nouvelles, à la rédaction de l’instrument de recherche et au bordereau d’élimination
  • une sensibilisation aux procédures d’archivage nécessaires à la finalisation du tri des archives en l’absence de l’archiviste
  • un accompagnement et une formation réalisés par l’archiviste du CDG, d’une ou de plusieurs personnes de votre collectivité, selon des jours et des horaires prédéfinis à raison d’un ou deux jours par an au maximum, selon le métrage estimé par la collectivité et à partir des photos fournies.

Diagnostic et intervention

Si vous souhaitez faire appel à un archiviste itinérant du Centre de Gestion, un diagnostic préalable du fond de vos archives peut-être réalisé auprès de votre structure sur simple demande.

Ce dernier aboutira à un état des lieux accompagné d’une ou plusieurs propositions(s) de prestation(s) adaptée(s) à vos besoins et d’une estimation financière.

Missions Coût
Diagnostic 220€*
Journée d’intervention 220€

*Diagnostic si proposition d’intervention acceptée

Votre interlocutrice

Solène BOLLEE
Tel : 06-84-46-48-98
Mail : archives2@cdg51.fr

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