Présentation du service

Face à la complexité de cette mission et au manque de temps du personnel, de nombreuses Collectivités Territoriales se sentent bien souvent démunies face à la multitude de documents non classés, encombrants et bien souvent inexploitables.

Pour palier ces problématiques, le Centre de gestion de la Marne met à votre disposition un service d’aide à l’Archivage.

Ce service vous propose :

• de rationaliser et d’optimiser la gestion de vos archives
• de faciliter la recherche de documents ou de gagner de l’espace dans vos locaux
• de satisfaire à vos obligations légales
• d’anticiper un déménagement, la fin d’un mandat…

en mettant à votre disposition :

• une équipe de professionnels
• une intervention personnalisée
• un accompagnement pérenne

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Dispositions légales

Conformément à l’article L 212-6 du Code du patrimoine, les Collectivités Territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur.

L’article L 232-2 du CGCT inclut dans les dépenses obligatoires de la commune, les frais de conservation.

Par ailleurs, le Maire est responsable, aussi bien civilement que pénalement, de l’ensemble des archives de la commune.

Il a donc vis à vis de ses archives une obligation de conservation, de classement, de conditionnement, de restauration et de communication au public. Ainsi, afin de permettre aux collectivités de répondre à leurs obligations légales, le Centre de gestion propose la mise à disposition d’archivistes diplômés.

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Prestations proposées

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Une opération de classement intégral ou partiel

• permettre à la collectivité de répondre à l’obligation légale (article L. 2321-1-2 du Code général des collectivités territoriales, de conserver, gérer et communiquer les archives communales)
• trier, classer, décrire et reconditionner les archives de la collectivité selon les normes archivistiques et prescriptions réglementaires en vigueur
• recenser les documents éliminables et rédiger un bordereau d’élimination
• coter les dossiers et les boîtes à conserver selon le cadre de classement des archives de la collectivité, pour en assurer la confidentialité
  
• rédiger un instrument de recherche pour permettre un accès plus facile et rapide aux documents après traitement et connaître précisément le patrimoine écrit de la commune
• informer et sensibiliser le personnel et/ou les élus aux techniques de l’archivage pour assurer la continuité du travail effectué

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Une opération d’élimination de masse

• Extraire les archives éliminables des archives à conserver, qui resteront à trier, classer, inventorier ou reconditionner par la collectivité
• Rédaction d’un bordereau d’élimination pour la destruction des archives

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Une prestation de maintenance suite à un classement, sur trois ans

• une assistance au tri des archives nouvelles, à la rédaction de l’instrument de recherche et au bordereau d’élimination
• une sensibilisation aux procédures d’archivage nécessaires à la finalisation du tri des archives en l’absence de l’archiviste

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Un récolement

• A chaque renouvellement de municipalité, le maire (ou le président de l’E.P.C.I.) entrant, qu’il soit réélu ou non, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales, art. 4).

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Diagnostic et intervention

Si vous souhaitez faire appel à un archiviste itinérant du Centre de Gestion, un diagnostic préalable du fond de vos archives peut-être réalisé auprès de votre structure sur simple demande.

Ce dernier aboutira à un état des lieux accompagné d’une ou plusieurs propositions(s) de prestation(s) adaptée(s) à vos besoins et d’une estimation financière.

Missions	Coût
Diagnostic	260€*
Journée d’intervention	260€

*Gratuit si devis accepté par la collectivité

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